6 zasad dobrego zespołu projektowego

6 zasad dobrego zespołu projektowego

with Brak komentarzy

Projekt sam się nie zrobi – tak właśnie- ktoś musi się za to zabrać, ktoś musi to wykonać, ktoś pokierować i ktoś rozliczyć. I na końcu po zamknięciu projektu, ktoś powinien świętować sukces.Innymi słowy, projekt to ludzie – ich wiedza, kompetencje, kwalifikacje, emocje i relacje między nimi.

Poniżej subiektywny wybór 6 kluczowych obszarów efektywnego zespołu projektowego

1. Lider – czyli czy leci z nami pilot?

Kojarzycie zapewne z własnego doświadczenia sytuacje chaosu, braku decyzji, nieskoordynowanych działań lub ich totalnego braku, kiedy to wszyscy szukają błędnym wzrokiem kogoś „Kto wie”. I wtedy pojawia się „ten ktoś”, kto świadomie lub nie, samodzielnie lub przymuszony, czuje na swoich barkach odpowiedzialność za losy całego świata, a w szczególności za ten właśnie projekt. W projektach biznesowych/korporacyjnych przywództwo najczęściej ma charakter formalny – szefem zostaje osoba pełniąca już określoną funkcję kierownicze. W projektach, nazwijmy to spontanicznych,  lider zespołu wyłania się niejako naturalnie – jest to ktoś, kto ma pomysł, ma idee, ma wizje i jest w stanie zainteresować i zachęcić do współpracy innych.

Główny zadaniem lidera projektu nie jest wbrew pozorom ponoszenie całkowitej odpowiedzialności za wszystko i wszystkich, lecz umiejętne kierowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie współpracowników. Wykonywanie tych obowiązków niejednokrotnie podyktowane jest jednakowo stylem zarządzania (przywództwa), ale również dojrzałością zespołu (więcej na ten temat tutaj)

2. Wspólny cel – wspólny interes

Grupa osób to jeszcze nie zespół. Tym, co powoduje tajemniczą przemianę, są wartości określające charakter działania. Każdy z członków zespołu, rozpoczynając współpracę,  wnosi swoje doświadczenie, wiedzę, ale również i oczekiwania, rozczarowania, poglądy, postawy.
Dodatkowo każdy z członków zespołu projektowego pełni równocześnie wiele innych ról – jest ekspertem w swojej dziedzinie, jest kierownikiem lub członkiem innego projektu, pracuje w organizacji pozarządowej, ma swoje własne projekty rozwojowe, czy w końcu jest matką/ojcem/ córką/synem/żoną/mężem. Wszystkie te aspekty należy zawsze mieć na względzie w trakcie pracy zespołowej, ponieważ wielokrotnie pojawiają się miedzy nimi napięcia i konflikty. W tych sytuacjach bardzo ważne jest jasne i precyzyjne określenie wspólnego celu pracy i uwzględnienie różnych interesów.

3. Odpowiedni podział zadań

Zadaniem lidera projektu jest odpowiednie podzielenie zadań, które uwzględni zakres merytoryczny, spodziewane efekty, kluczowe terminy wykonania zadania oraz metody ich wykonania. O metodach planowania zadań projektowych, również w kontekście dojrzałości zespołu, możesz przeczytać tutaj.

4. Dobra komunikacja

…bo na początku było słowo… i na tym pozostało – czyli truizm nad truizmy. Jednak jakbyśmy tego nie negowali to jest podstawa każdej współpracy, nie tylko projektowej.
W ramach projektu należy uzgodnić nie tylko formę komunikacji (narzędzia komunikacji), ale przede wszystkim język, jakim będziemy się posługiwać: formalnym i oficjalnym czy może bezpośrednim i potocznym. Komunikacja to również spotkania zespołu projektowego — o tym, jak dobrze przygotować spotkania projektowe możesz przeczytać tutaj.

5. Rozwój zespołu – dojrzewanie do pracy wspólnej

Przekształcenie grupy osób w zespół to proces, który posiada swoje określone fazy.
Większość osób pracujących z grupami (nauczyciele, trenerzy, szkoleniowcy) wiedzą doskonale, że grupa przechodzi kolejno każdy z  5 etapów. W zależności od dynamiki grupy, fazy te mają różny długość trwania, jednak można oczekiwać, że pojawią się następującej kolejności: formowanie, ścieranie, normowanie, działanie, rozstanie. Więcej o procesie grupowym możesz przeczytać tutaj

6. Odpowiedni człowiek na odpowiednim miejscu

„…bo podobno największym szczęściem jest móc robić to, co się lubi najbardziej…”. Dlatego też, aby osiągnąć jak największą efektywności zespołu, należy w taki sposób przyporządkować zadania, aby w jak najlepszy sposób wykorzystać kompetencje i kwalifikacje poszczególnych członków. Niby jest to oczywiste, jednak często spotykamy się z sytuacjami, kiedy to analitycy są zmuszeni wykazywać twórczą kreatywnością, a ekstrawertycy liczą cyferki. Bardzo pomocne jest na początku pracy określenie właściwych ról grupowych. Więcej na ten temat zobacz tutaj.